কিভাবে

মাইক্রোসফ্ট আউটলুক ইনবক্সে কীভাবে ইমেলগুলি সংরক্ষণ করবেন

30 অক্টোবর, 2021

আপনার যদি নতুন মেলগুলিকে মিটমাট করার জন্য পর্যাপ্ত জায়গা না থাকে তবে আপনি সম্ভবত কিছু গুরুত্বপূর্ণ তথ্য মিস করবেন। খালি জায়গার অভাব আপনার মত অন্যান্য সমস্যাও হতে পারে মাইক্রোসফট আউটলুক অ্যাকাউন্ট খুব ধীরে চলছে।

এছাড়াও, আপনার ইমেল কার্যকারিতা যেমন ইমেল পাঠানো এবং গ্রহণ করা কিছুটা মজার হয়ে উঠতে পারে। যদি তা হয় তবে আপনার আউটলুক ইনবক্সের আকার চেক করার চেষ্টা করা উচিত এবং এটি কতটা পূর্ণ তা বুঝতে আপনি হতবাক হতে পারেন।

অধিকাংশ ইমেল পরিষেবা প্রদানকারী আপনাকে অনেক স্টোরেজ স্পেস দেয়, কিন্তু আপনার মেইলগুলি সময়ের সাথে সাথে জমা হতে পারে, তাই আপনার অ্যাকাউন্ট ফুলে যায়। এই পরিস্থিতিতে, নির্দিষ্ট ফোল্ডার সংরক্ষণাগার স্থান খালি করতে খুব সহায়ক হতে পারে।

আপনার ইমেল আর্কাইভ করা হল আপনার ইনবক্সে থাকা মেলগুলিকে আপনার ই-মেইল সার্ভার থেকে আপনার স্থানীয় কম্পিউটারের কিছু আর্কাইভ ফোল্ডারে সরানোর একটি পদ্ধতি। এটি স্থান খালি করে এবং সেই সমস্ত আউটলুক ব্যবহারকারীদের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ যারা তাদের ইমেল স্টোরেজ কোটা অতিক্রম করার কারণে স্থান খালি করতে বলে বিজ্ঞপ্তি পেয়েছেন।

মাইক্রোসফ্ট আউটলুক একটি সংরক্ষণাগার বৈশিষ্ট্য সহ আসে যা আপনার ইমেল, নোট এবং এমনকি ক্যালেন্ডার অনুস্মারকগুলি একটি বহিরাগত ফোল্ডারে সংরক্ষণাগার করতে পারে। এটি আপনার ইমেল কার্যকারিতাগুলিকে মসৃণ করবে, মূলত আপনার আউটলুককে মসৃণ করবে৷

সুতরাং, আউটলুক সংরক্ষণাগার প্রোগ্রাম দুটি উপায়ে চলতে পারে:

  • আউটলুক অটোআর্কাইভ: এটি আপনার দ্বারা নির্দিষ্ট করা একটি নির্ধারিত সময়সূচী অনুসারে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেলগুলি সংরক্ষণ করবে।
  • ম্যানুয়াল আর্কাইভ: ম্যানুয়ালি আপনার ইমেল আর্কাইভ করার ফলে আপনি যেকোন সময় ইমেল আর্কাইভ করতে পারবেন এবং শুধুমাত্র কিছু নির্দিষ্ট ফোল্ডার এবং সাবফোল্ডার আর্কাইভ করতে পারবেন। তাছাড়া, এটি আপনাকে অটোআর্কাইভ সেটিংস ওভাররাইড করতে দেয়।

আপনি আপনার পছন্দ অনুযায়ী এগুলির মধ্যে যেকোনো একটি বেছে নিতে পারেন, এবং এই ব্লগটি আপনাকে দেখাবে কিভাবে ধাপে ধাপে নির্দেশাবলীর সাথে একই কাজ করতে হয়।

একটি মাইক্রোসফ্ট আউটলুক ইনবক্সে ইমেল সংরক্ষণ করুন৷

সুচিপত্র

আর্কাইভ আউটলুক ফাইল কি?

সংরক্ষণাগারভুক্ত আউটলুক ফাইল বা ফোল্ডার সেই ইমেল, নোট, কাজ, বা অন্যান্য তথ্য যা একটি নির্দিষ্ট বয়স বা সময়সীমা অতিক্রম করার পরে আপনার Outlook ইনবক্স থেকে একটি বহিরাগত ফাইলে (একটি .pst ফাইল) স্থানান্তরিত হয়৷ PST ফাইলগুলি ব্যক্তিগত স্টোর ফাইলগুলির জন্য সংক্ষিপ্ত এবং আপনার স্থানীয় হার্ড ডিস্কে সংরক্ষণ করা হয়। আপনি সংরক্ষণাগারভুক্ত Outlook বিষয়বস্তু চেক আউট করতে আপনার ইমেল মাধ্যমে যে কোনো সময় তাদের খুলতে পারেন.

স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার আউটলুক ফোল্ডার

আপনার Outlook সংরক্ষণাগার সেটিংস ম্যানুয়ালি কনফিগার করার পরিবর্তে, আপনি অটোআর্কাইভ বৈশিষ্ট্যটিও ব্যবহার করতে পারেন। এছাড়াও, এই বৈশিষ্ট্যটি কয়েকটি আউটলুক ফোল্ডারের জন্য ডিফল্টরূপে সক্ষম হতে পারে। আউটলুকের যে আইটেমগুলি একটি নির্দিষ্ট বয়স অতিক্রম করবে সেগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্থানান্তরিত হয় বা একটি PST ফাইলে সংরক্ষণাগারভুক্ত হয়৷

এছাড়াও, ডিফল্ট সেটিং PST ফাইলটিকে নীচের অবস্থানে তৈরি করে:

C:Users\AppDataLocalMicrosoftOutlook

প্রদত্ত টেবিলে সমস্ত ফোল্ডার রয়েছে যার জন্য আউটলুক অটোআর্কাইভ ডিফল্টরূপে সক্রিয় করা হয় এবং তাদের আদর্শ বার্ধক্যের সময়কাল সহ:

ফোল্ডার বার্ধক্যের সময়কাল (মাসে)
ইনবক্স বিষয়বস্তু এবং খসড়া মেল6
আউটবক্স3
ক্যালেন্ডার এন্ট্রি6
কাজ6
জার্নাল6
মেইল পাঠিয়েছেদুই
মুছে ফেলা মেইলদুই
মন্তব্য6

আউটলুক 2007 এবং 2016 এ কিভাবে ইমেল সংরক্ষণ করবেন?

আপনার আউটলুক 2007 এবং 2016 এর জন্য সংরক্ষণাগার সক্ষম করার পদক্ষেপগুলি নীচে দেওয়া হল:

আউটলুক 2016 এ ফোল্ডার সংরক্ষণাগার:

ধাপ 1: আপনার আউটলুকের 'ফাইল' মেনুতে ক্লিক করুন এবং তারপরে 'তথ্য' -> 'ক্লিনআপ টুলস' -> 'পুরানো সময়গুলি পরিষ্কার করুন'-এ যান

এমএস আউটলুক ইনবক্স

ধাপ 2: এই ফোল্ডারটি সংরক্ষণাগার এবং সমস্ত সাবফোল্ডার বিকল্প নির্বাচন করুন। আর্কাইভ করা ফোল্ডারে ক্লিক করুন.

এই ফোল্ডারটি সংরক্ষণাগার এবং সমস্ত সাবফোল্ডার বিকল্প নির্বাচন করুন। সংরক্ষণাগারভুক্ত করা ফোল্ডারে ক্লিক করুন.

ধাপ 3: এখন, আর্কাইভ আইটেম পুরানো বিকল্পের অধীনে একটি তারিখ টাইপ করুন

এখন, আর্কাইভ আইটেম এর চেয়ে পুরানো বিকল্পের অধীনে একটি তারিখ টাইপ করুন

ধাপ 4: আপনি যদি সেগুলি স্বয়ংক্রিয়-আর্কাইভ করতে না চান তবে ডোন্ট অটোআর্কাইভ চেক করা আইটেমগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন এর পাশে বাক্সটি চেক করুন।

ধাপ 5: আপনি যেখানে সংরক্ষণাগারভুক্ত ডেটা সংরক্ষণ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন

আউটলুক 2007 এ ফোল্ডার সংরক্ষণাগার:

ধাপ 1: ফাইল মেনুতে যান এবং আর্কাইভ এ ক্লিক করুন

ধাপ 2: আর্কাইভ এই ফোল্ডার এবং সব সাবফোল্ডার বিকল্পের পাশের রেডিও বোতামে ক্লিক করুন এবং এর চেয়ে পুরনো আইটেম আর্কাইভের অধীনে একটি তারিখ লিখুন।

আর্কাইভ এই ফোল্ডার এবং সব সাবফোল্ডার বিকল্পের পাশের রেডিও বোতামে ক্লিক করুন এবং আর্কাইভ আইটেম এর চেয়ে পুরনো এর নিচে একটি তারিখ লিখুন।

ধাপ 3: আর্কাইভ ফাইল বিকল্পের অধীনে ব্রাউজে ক্লিক করুন। এবং আপনি যদি ডিফল্ট অবস্থান ব্যবহার করতে না চান তবে একটি নতুন অবস্থান, ফাইল বা ফোল্ডার নির্দেশ করুন।

ধাপ 4: ডোন্ট অটোআর্কাইভ চেক করা আইটেম অন্তর্ভুক্ত করার পাশের চেকবক্সে ক্লিক করুন। আপনি ফোল্ডারগুলির সেটিংস ওভাররাইড করতে এটি করতে পারেন যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণাগারভুক্ত হবে না।

ধাপ 5: অবশেষে, ঠিক আছে ক্লিক করুন

কিভাবে আউটলুক মেলবক্স ক্লিনআপ নিষ্ক্রিয় করবেন?

আপনি স্বয়ংক্রিয় আর্কাইভ সেটিংসের কারণে কিছু পুরানো আইটেম হারানোর বিষয়ে উদ্বিগ্ন হতে পারেন যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুরানো আইটেমগুলি মুছে দেয় এবং কিছুকে একটি সংরক্ষণাগার ফোল্ডারে স্থানান্তর করে। সুতরাং, আপনি সমস্ত ফোল্ডার বা কয়েকটি ফোল্ডারের জন্য ক্লিনআপ বৈশিষ্ট্যটি নিষ্ক্রিয় করে এটি ঘটতে বাধা দিতে পারেন। এখানে কিভাবে:

একটি একক ফোল্ডারের জন্য অটো ক্লিনআপ অক্ষম করা হচ্ছে:

ধাপ 1: আপনার আউটলুক অ্যাকাউন্ট খুলুন এবং আপনি যে ফোল্ডারটি স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার করতে চান না সেটিতে ডান-ক্লিক করুন।

ধাপ 2. ড্রপডাউন মেনু থেকে বৈশিষ্ট্য নির্বাচন করুন।

ধাপ 3: এখন, এই ফোল্ডারে ডো নট আর্কাইভ আইটেমগুলিতে ক্লিক করুন এবং তারপরে প্রয়োগ করুন।

ধাপ 4: পপ-আপ উইন্ডো বন্ধ করতে, ওকে ক্লিক করুন।

সমস্ত ফোল্ডারের জন্য অটো ক্লিনআপ সেটিংস অক্ষম করা হচ্ছে:

আপনি যদি কোনও ফোল্ডারের জন্য অটোআর্কাইভ বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে না চান, তাহলে এটি নিষ্ক্রিয় করতে নীচে দেওয়া পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

ধাপ 1: আপনার কম্পিউটারে Outlook খুলুন এবং ফাইল ট্যাবে যান

ধাপ 2: বাম সাইডবারে যান এবং বিকল্পগুলিতে ক্লিক করুন। একটি নতুন উইন্ডো খুলবে।

ধাপ 3: Advanced বিভাগে যান এবং AutoArchive হেডারের অধীনে AutoArchive Settings অপশনে ক্লিক করুন।

ধাপ 4: অটোআর্কাইভ বৈশিষ্ট্য নিষ্ক্রিয় করতে প্রতি x দিনে অটোআর্কাইভ চালান থেকে টিক চিহ্ন সরিয়ে দিন।

অটোআর্কাইভ বৈশিষ্ট্য অক্ষম করতে প্রতি x দিনে অটোআর্কাইভ চালান থেকে টিক চিহ্ন সরিয়ে দিন।

অন্যথায়, আপনি আপনার পছন্দ অনুযায়ী অটোআর্কাইভের জন্য ডিফল্ট সেটিংস কাস্টমাইজ করতে পারেন। আপনি Outlook AutoArchive আইটেমগুলির জন্য ডিফল্ট সময়কাল সামঞ্জস্য করতে পারেন। এছাড়াও, আপনি সেট করতে পারেন যদি আপনি পুরনো আউটলুক আইটেমগুলি আর্কাইভ করতে চান বা বার্ধক্যের সময় শেষ হয়ে গেলে স্থায়ীভাবে মুছে ফেলতে চান।

কিভাবে ম্যানুয়ালি আউটলুক ফোল্ডার সংরক্ষণাগার?

আপনি যদি আপনার মেলবক্সে সবকিছু সংরক্ষণাগারভুক্ত করতে না চান তবে আপনি যেগুলি সংরক্ষণাগার করতে চান সেগুলি ম্যানুয়ালি নির্বাচন করতে পারেন৷ আপনার আউটলুক ফোল্ডারগুলিকে ম্যানুয়ালি আর্কাইভ করার জন্য এখানে পদক্ষেপগুলি রয়েছে:

ধাপ 1: একটি ফোল্ডার চয়ন করুন এবং একটি নতুন সংরক্ষণাগার ফোল্ডার বা .pst ফাইল তৈরি করুন৷

আপনার একটি স্থানীয় ফোল্ডার বা একটি .pst ফোল্ডার প্রয়োজন যা আপনার ইনবক্স থেকে সমস্ত সংরক্ষণাগারভুক্ত ইমেল এবং ডেটা রাখার জায়গা হিসাবে কাজ করবে৷ এটি করার জন্য, প্রথমে আপনার ফোল্ডার তালিকা থেকে অন মাই কম্পিউটারে রাইট ক্লিক করুন এবং তারপরে, নতুন ফোল্ডারে ক্লিক করুন। সবশেষে, এটিকে আর্কাইভ করা ইমেলের মতো কিছু নাম দিন যাতে আপনি চিনতে পারেন এটি কিসের জন্য পরে।

ধাপ 2: অটোআর্কাইভ সেটিংস সেট করুন

Tools এ যান এবং তারপর Rules এ ক্লিক করুন। আপনার On My Computer বিভাগ থেকে Exchange-এ ক্লিক করুন এবং উইন্ডোর নীচের দিকে + চিহ্নটি নির্বাচন করুন।

ধাপ 3: আপনি যে মেলগুলি সংরক্ষণ করতে চান তার জন্য সময়কাল সেট করুন

যখন একটি নতুন বার্তা আসবে মেনুতে যান এবং তারিখ প্রাপ্তিতে ক্লিক করুন। এটিকে 120 থেকে 180 দিনের প্রস্তাবিত মেয়াদে পরিবর্তন করুন। তারপরে, অনুসরণ করুন বিভাগে যান এবং এটিকে Move Message + Archived Mail এ পরিবর্তন করুন।

Enabled এ ক্লিক করুন এবং তারপর OK এ ক্লিক করুন। মাইক্রোসফ্ট আউটলুকের কিছু পুরানো সংস্করণে, আপনাকে বিভিন্ন পদক্ষেপের প্রয়োজন হতে পারে যা নিম্নরূপ: সরঞ্জাম -> বিকল্প -> অন্যান্য -> অটো আর্কাইভ৷

ধাপ 4: আর্কাইভ করতে ই-মেইল ফোল্ডারে নতুন আর্কাইভিং নিয়ম প্রয়োগ করুন

আপনি যে ইমেল ফোল্ডারটি সংরক্ষণাগার করতে চান সেটি নির্বাচন করুন এবং নিয়ম অনুসরণ করে বার্তাগুলিতে ক্লিক করুন এবং অটোআর্কাইভ বৈশিষ্ট্যটি 180 দিন (প্রস্তাবিত) সেট করুন৷ প্রতিটি মেল ফোল্ডারে একই কাজ করুন যার ডেটা আপনি সংরক্ষণ করতে চান এবং তারপর আপনার Outlook মেলবক্স পুনর্গঠিত না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন।

ধাপ 5: আপনার আর্কাইভ করা মেলগুলি অ্যাক্সেস করা

শুধু ফোল্ডারগুলির বাম হাতের কলামে নেভিগেট করুন বা আপনার কম্পিউটারে আপনার অন্যান্য সমস্ত মেল ফোল্ডারের সাথে থাকা .pst ফাইলগুলির তালিকায় যান৷

সর্বশেষ ভাবনা

কিছু Microsoft এক্সচেঞ্জ সার্ভার আপনাকে প্রতিষ্ঠানের মেল ধরে রাখার শর্তের কারণে আইটেম সংরক্ষণাগার করার অনুমতি নাও দিতে পারে। সুতরাং, আপনার কোম্পানির নীতিগুলি বোঝা উচিত অন্যথায়, আপনি অনিচ্ছাকৃতভাবে নিয়ম লঙ্ঘন করতে পারেন বা ডেটা হারানোর ঝুঁকি নিতে পারেন।

এবং এটি মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে ইমেল সংরক্ষণাগার সম্পর্কে আমাদের পক্ষ থেকে ছিল। আমরা আশা করি আপনি আপনার সন্দেহগুলি পরিষ্কার করেছেন এবং আপনার প্রয়োজনীয়তা অনুসারে আপনার Outlook ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে সক্ষম হয়েছেন৷